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Medienproduktionsplattform – share.dma.swiss

Die Medienproduktionsplattform share.dma.swiss ist die zentrale Plattform, wenn Du gemeinsam mit Kolleginnen, externen Partnern oder Dienstleistern an Video-, Audio-, Grafik- und Dokumenten-Projekten arbeitest. Sie gehört zum Lösungspaket «Digital Asset Management DAM» und liefert Dir folgende Kernfunktionen:

  • Daten Ablage – ihr könnt jegliche Dateiformate bis 500 GB hochladen, in Ordner ablegen und gemeinsam bearbeiten.
  • Sicherer Austausch – ihr könnt Ordner oder einzelne Dateien intern oder extern teilen; Links lassen sich mit Kennwort, Ablaufdatum oder Download‐Sperre schützen.

Du kannst die Medienproduktionsplattform für Dein Team hier bestellen oder Dich bei weiteren Fragen direkt an support@dma.swiss wenden.

Erste Schritte

1. Wie registriere ich mich bei SHARE DMA?

  1. Registriere Dich unter share.dma.swiss/apps/registration/ mit Deiner offiziellen E-Mail-Adresse.
  2. Öffne den Bestätigungslink aus der E-Mail.
  3. Wähle ein starkes Passwort.
  4. Die plattformverantwortliche Person Deiner OE meldet Deine E-Mail-Adresse an support@dma.swiss. Die Freischaltung erfolgt innert eines Werktags und wird Dir bestätigt.

Danach kannst Du Dich unter share.dma.swiss anmelden.

2. Passwort vergessen – was kann ich tun?

Wähle auf der Anmeldeseite «Passwort vergessen» und gib Deine E-Mail-Adresse ein. Öffne den Link aus der E-Mail und lege ein neues, starkes Passwort fest.

Suchen und Finden

3. Wie finde ich Bilder mit der KI-gestützten Mediensuche?

Mit der Mediensuche findest Du Bilder anhand ihres Inhalts – auch wenn Du den Dateinamen oder die Schlagworte nicht kennst. Sie steht allen Personen mit einem SHARE-Konto zur Verfügung.

Mit einer Beschreibung suchen

  1. Öffne die Anwendung Mediensuche.
  2. Gib eine Beschreibung ein, beispielsweise «Matterhorn».
  3. Starte die Suche und öffne einen passenden Treffer.
Mediensuche mit der Textanfrage Matterhorn und passenden Bergbildern

Mit einem Bild suchen

Klicke auf das Bildsymbol neben dem Suchfeld oder ziehe ein Referenzbild in die Suche. Mit flowers.png suchst Du beispielsweise nach ähnlichen Blumenbildern.

Das Referenzbild wird nur für die Suchanfrage verwendet und nicht in Deinen SHARE-Dateien abgelegt.

Mediensuche mit similar to flowers.png und visuell ähnlichen Blumenbildern

Suchergebnisse verwenden

Gefundene Bilder kannst Du in der Vorschau öffnen, herunterladen oder über das Ordnersymbol am ursprünglichen Speicherort anzeigen. Von einem Treffer aus kannst Du auch nach weiteren ähnlichen Bildern suchen.

Du siehst nur Bilder, auf die Du Zugriff hast. KI-Suchergebnisse sind Vorschläge – prüfe, ob das gefundene Motiv Deiner Suche entspricht.

Die Einheitliche Suche oben rechts ist eine separate Suchfunktion. Damit suchst Du nach Dateinamen, Schlagworten und Dokumentinhalten. Sie bietet auch eine Volltextsuche in PDF-, Word- und Excel-Dateien.

Öffne die Suche, gib Deinen Suchbegriff ein und wähle einen passenden Treffer. Du siehst nur Inhalte, auf die Du Zugriff hast.

5. Wie verwende ich Schlagworte?

Mit Schlagworten (Tags) kennzeichnest Du Dateien und Ordner und findest sie später leichter wieder.

Mehrere Dateien kennzeichnen

Markiere die gewünschten Dateien oder Ordner. Öffne oben das Drei-Punkte-Menü, wähle Schlagworte und weise die passenden Tags zu.

Nach Schlagworten filtern

Öffne links Schlagworte und wähle die gewünschten Tags. Mit mehreren Tags kannst Du beispielsweise nach «Projekt XY» und «Freigabe offen» filtern.

Schlagworte sind gemeinsam nutzbar: Personen mit Zugriff auf die Inhalte sehen dieselben Tags und können sie weiterverwenden.

Für die ausführliche Verwaltung von Fotos und Videos mit Metadaten stehen die Fotoagentur und die Videoagentur zur Verfügung.

Dateien und Medien verwalten

6. Wie lege ich einen Projektordner an?

Öffne Dateien und wähle + → Neuer Ordner. Gib einen Namen ein und bestätige die Erstellung.

Nach der Bestellung über das BIT erhält Deine Organisation oder Dein Team einen offiziellen, personenunabhängigen Ordner mit den vereinbarten Zugriffsrechten.

7. Wie lade ich Dateien hoch oder herunter?

Hochladen: Öffne den gewünschten Ordner. Wähle über + die Dateien aus oder ziehe sie per Drag-and-drop in die Dateiliste.

Herunterladen: Öffne das Drei-Punkte-Menü einer Datei oder eines Ordners und wähle Herunterladen. Mehrere ausgewählte Elemente werden als ZIP-Datei gebündelt.

8. Welche Dateitypen kann ich hochladen und wann sollte ich ZIP verwenden?

Du kannst auf SHARE DMA grundsätzlich alle Dateitypen speichern und herunterladen. Ob Du eine Datei direkt im Browser ansehen oder bearbeiten kannst, hängt vom Format und den verfügbaren Anwendungen ab. Eine einzelne Datei darf maximal 500 GB gross sein.

Zusammengehörige Daten vor dem Upload archivieren

Wir empfehlen Dir, Container-Dateien wie Lightroom-Libraries, Webseiten-Archive, Datenbanken und andere Sammlungen aus vielen zusammengehörigen Dateien vor dem Upload als ZIP- oder TAR-Archiv zu verpacken:

  • Der Upload vieler kleiner Dateien geht als Archiv meist schneller.
  • Zusammengehörige Dateien und Verzeichnisstrukturen bleiben gebündelt. Das verringert das Risiko unvollständiger oder beschädigter Datenbestände.

ZIP eignet sich für die unkomplizierte Weitergabe. TAR ist eine Alternative für umfangreiche Verzeichnisstrukturen. Lade das fertige Archiv hoch und entpacke es nach dem Herunterladen auf Deinem Computer.

9. Wie viel Speicherplatz steht meiner OE zur Verfügung?

Deiner Organisationseinheit (OE) stehen standardmässig 5 TB Speicherplatz zur Verfügung. Eine einzelne Datei darf maximal 500 GB gross sein.

Der Speicherplatz kann kostenpflichtig auf bis zu 200 TB erweitert werden. Öffne dafür im Digital-Workplace-Portal die Kachel «Digital Asset Management» und bestelle eine Speichererweiterung.

10. Wie stelle ich gelöschte Dateien wieder her?

Öffne unten links in der Dateiverwaltung den Papierkorb. Wähle die gewünschten Dateien oder Ordner aus und klicke auf Wiederherstellen.

11. Wie nutze ich SHARE DMA auf dem Smartphone oder Tablet?

Installiere die Nextcloud-App für iOS/iPadOS oder Android.

Gib beim ersten Start https://share.dma.swiss als Serveradresse ein und melde Dich mit Deinem SHARE-Konto an.

Du kannst Dateien hoch- und herunterladen, offline verfügbar machen und Links teilen.

Teilen und Zusammenarbeiten

12. Wie teile ich Dateien und Ordner sicher?

Du kannst Inhalte mit anderen Personen auf SHARE DMA teilen oder über einen öffentlichen Link bereitstellen.

Mit Personen auf SHARE DMA teilen

  1. Öffne das Teilen-Menü der Datei oder des Ordners.
  2. Suche nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse der gewünschten Person.
  3. Lege fest, ob die Person die Inhalte nur lesen oder auch bearbeiten darf.
  4. Bestätige die Freigabe.

Einen internen Link versenden

Hat eine Person bereits Zugriff, kannst Du im Teilen-Menü «Internen Link kopieren» wählen und ihr den Link senden. Er enthält /f/ gefolgt von einer Zahl – z. B. https://share.dma.swiss/f/12345.

Ein interner Link vergibt keine zusätzlichen Rechte. Die Person muss angemeldet und für die Inhalte berechtigt sein.

Einen öffentlichen Link erstellen

Öffne das Teilen-Menü, wähle «Link teilen» und kopiere den Link. Er enthält /s/, z. B. https://share.dma.swiss/s/AbCdEfGh. Bei Bedarf kannst Du ein Passwort setzen, das Ablaufdatum anpassen oder «Download ausblenden» wählen.

Öffentliche Links erlauben nur lesenden Zugriff, auch ohne SHARE-Konto. Sie dienen dem kurzfristigen Austausch und gelten standardmässig 14 Tage.

Nach Änderungen kann sich die Linkadresse ändern. Prüfe sie und versende sie gegebenenfalls erneut. Übermittle Passwörter separat.

Dauerhafte Kurzlinks und QR-Codes

Für dauerhafte Links auf Inhalte und QR-Codes kann ein Team-Account auf qr.dma.swiss beantragt werden.

Kopiere nicht die Browser-URL! Verwende immer das Teilen-Menü, um einen gültigen internen oder öffentlichen Link zu erzeugen.

13. Wie bearbeite ich Office-Dokumente gemeinsam?

Öffne eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei mit einem Klick. Sie wird in OnlyOffice direkt im Browser geöffnet.

Für die gemeinsame Bearbeitung benötigen alle Beteiligten ein SHARE-Konto und Schreibrechte auf die Datei. Ihr könnt gleichzeitig arbeiten, Änderungen verfolgen und Kommentare hinterlassen.

14. Welche weiteren Werkzeuge stehen für die Zusammenarbeit bereit?

Neben Dateien und Office-Dokumenten stehen Dir Whiteboard, Deck und Notizen zur Verfügung.

Whiteboard – Ideen gemeinsam visualisieren

Erstelle über Neu → Neues Whiteboard eine Whiteboard-Datei. Teile sie mit den gewünschten Personen und erteile Schreibrechte. Ihr könnt gleichzeitig Skizzen, Abläufe und Diagramme erstellen.

Deck – Aufgaben im Team organisieren

Mit Deck organisierst Du Aufgaben auf einem Board. Erstelle Listen, lege Karten für einzelne Aufgaben an und teile das Board mit Deinem Team. Verschiebe Karten zwischen den Listen, um den Arbeitsstand sichtbar zu machen.

Notizen – Gedanken und Informationen festhalten

Öffne Notizen und wähle Neue Notiz. Deine Änderungen werden automatisch gespeichert. Mit Kategorien und Favoriten behältst Du den Überblick.

Texte mit Markdown formatieren

In Notizen und Kartenbeschreibungen in Deck kannst Du Markdown verwenden:

EingabeDarstellung
# ÜberschriftÜberschrift
**Wichtig**Wichtig
*Hinweis*Hinweis
- EintragAufzählung
- [ ] AufgabeOffene Aufgabe
- [x] AufgabeErledigte Aufgabe
[DMA](https://www.dma.swiss)Link zur DMA-Website

Konto und Sicherheit

15. Wie aktiviere ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung?

Mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA) schützt Du Dein Konto zusätzlich zum Passwort. Bei der Anmeldung gibst Du einen zeitlich begrenzten Code aus einer Authenticator-App ein.

So richtest Du MFA ein

  1. Öffne oben rechts Dein Profilbild oder Deine Initialen.
  2. Wähle Persönliche Einstellungen → Sicherheit.
  3. Öffne unter Zwei-Faktor-Authentifizierung die Option TOTP (Authenticator app).
  4. Scanne den angezeigten QR-Code mit Deiner Authenticator-App.
  5. Gib den aktuellen Code aus der App ein und bestätige die Einrichtung.

16. Wie übergebe ich Dateien und Ordner vor der Schliessung meines Kontos?

  1. Öffne Persönliche Einstellungen → Teilen.
  2. Klicke unter Dateien auf «Datei oder Ordner zum Übertragen auswählen».
  3. Wähle die gewünschten Inhalte und bestätige mit Auswählen.
  4. Gib unter Neuer Besitzer den Namen der gewünschten Person ein.
  5. Klicke auf Übertragen.

Die empfangende Person erhält eine Benachrichtigung und muss den Transfer annehmen. Anschliessend werden die Inhalte einschliesslich der bestehenden Freigaben in ihr Konto übertragen.

Fehlerbehebung und Hilfe

17. SHARE DMA funktioniert nicht – was kann ich selbst prüfen?

Wenn Inhalte fehlen, die Anmeldung scheitert oder Funktionen nicht reagieren, helfen häufig diese Schritte:

  1. Seite neu laden: Drücke Ctrl + R unter Windows oder Cmd + R auf dem Mac.
  2. Erneut anmelden: Melde Dich von SHARE DMA ab und anschliessend wieder an.
  3. Browser-Daten löschen: Lösche in den Browsereinstellungen den Cache und die Cookies für share.dma.swiss. Melde Dich danach erneut an. Dabei können lokale Website-Einstellungen verloren gehen.
  4. Anderen Browser testen: Prüfe, ob das Problem auch in einem anderen Browser auftritt.

Wo bekomme ich Hilfe?

Wende Dich jederzeit mit Deinen Fragen an den Service Desk BIT (+41 58 465 88 88).

Nenne die betroffene Funktion und die genaue Fehlermeldung. Ein Screenshot kann helfen. Übermittle keine Passwörter oder Anmeldecodes.

Kosten und Bestellen

18. Was kostet die Nutzung von SHARE DMA?

Für Mitarbeitende der Gruppe Verteidigung und Angehörige der Armee ist die Nutzung kostenlos.

Für andere Organisationen gelten die offiziellen Preise des BIT. Du findest sie in der Preisliste DAM im Intranet.

19. Bestellen

Du kannst die Medienproduktionsplattform für Dein Team hier bestellen.